実はスマホだけでも始められるRFID！ICカードで出退勤管理

小規模オフィスの勤怠管理で起こりやすい困りごと

少人数のオフィスでは、出退勤や休憩の記録を紙や表計算ソフトで管理しているケースもあります。
最初は問題なくても、人数が少し増えたり、勤務時間がばらついたりすると、記録の確認に手間がかかることがあります。

• 出勤・退勤時刻をあとから確認しづらい
• 休憩開始・終了の記録があいまいになりやすい
• 紙の記録をあとで集計するのが手間
• 大きな勤怠システムを入れるほどではない
• まずは簡単な方法で試したい

このような場合、いきなり本格的なシステムを導入するのではなく、まずはスマホやICカードなど、身近なものを使って始めることもできます。

ICカードを使った勤怠管理の活用イメージ

使い方はシンプルです。
あらかじめ手持ちのICカードを登録しておき、出勤・退勤・休憩のタイミングでスマホにかざして記録します。

① ICカードを登録する

意外と知られていませんが、ICカードも身近なRFIDの一種です。
SuicaやPASMOなどの交通系ICカード、楽天Edyなどの電子マネー、社員証・入館証など、普段から使っているカードにもRFIDの技術が使われています。

身近なICカードを使えば、RFIDを特別なものとしてではなく、 日々の記録を少しラクにする仕組みとして試しやすくなります。

② 出勤・休憩時にスマホへかざして記録する

③ 退勤時に再度カードをかざす

最初から複雑なルールを作る必要はありません。
まずは誰が、いつ、カードをかざしたかを記録するところから始めると、運用イメージをつかみやすくなります。

スマホで始めやすい理由

RFIDというと、専用機材や大がかりなシステムをイメージするかもしれません。
しかし、ICカードを使った記録管理であれば、スマホだけで試せる場合があります。

• スマホだけで試せる：専用リーダーを購入しなくても始めやすい
• 身近なICカードを使える：交通系ICカードや社員証などをそのまま活用できる
• 小さく始めやすい：まずは出勤・退勤だけなど、シンプルな運用から試せる

初めから専用リーダーを用意しなくても、まずはスマホとICカードを使って、小さく試してみる方法もあります。
スマホでRFIDが使えるアプリを使えば、身近なICカードを使いながら、記録管理のイメージを試すことができます。

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新しい運用を始める時の「よくあるつまずき」

新しく何かを始める時は、「運用が難しくならないかな？」「自社に合うかな？」と不安になることもあります。
ここでは、ICカードを使った記録管理を始める時によくある疑問を紹介します。

運用ルールはどうすればいい？

ルールは簡単にしておくほど、運用が続けやすくなります。
最初からすべてを記録しようとすると、運用が複雑になりがちです。
まずは出勤・退勤だけに絞り、必要に応じて休憩の記録を追加すると始めやすくなります。

ICカードを全員が持っていないかもしれない

最初から全員で始める必要はありません。
まずは一部のメンバーだけで試してみて、自分たちの運用に合うか確認する方法もあります。
慣れてきて、オフィス全体で活用したくなった場合は、専用リーダーやICタグを追加して運用を広げていくこともできます。

今使っている台帳や表計算ソフトが使いやすい

台帳や表計算ソフトなど、今の方法に慣れている場合もあるかもしれません。
まずは小さく試してみて、自分たちの運用に合うか確認しながら、必要に応じて活用方法を広げていくのがおすすめです。

まとめ｜まずは小さな記録から試してみる

RFIDというと大がかりなシステムをイメージするかもしれませんが、ICカードを使った記録管理であれば、スマホだけで始められる場合もあります。

まずは出勤・退勤の記録だけなど、小さな運用から試してみることで、自分たちに合った使い方をイメージしやすくなります。

普段使っているICカードも、実は身近なRFIDの一つです。
「まずは試してみる」という感覚で、小さく始めてみるのも一つの方法です。

「もっとRFIDを使ってみたい」という場合は、RFIDリーダーを使って、身近なRFIDタグを読み取ってみる方法もあります。
例えば、ユニクロなどの商品タグにもRFIDが使われており、実際にタグを読み取りながら、備品管理などの活用イメージを試すこともできます。

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